Onboarding Contact en Ligne
Gérer les clients qui vous contactent via la plateforme
Ce guide explique le workflow complet lorsqu'un propriétaire vous contacte via la plateforme Homepartner pour vendre ou louer son bien.
Le client soumet le formulaire de contact
Un propriétaire visite la page de votre agence et remplit le formulaire de contact.
- Il sélectionne le type de bien (maison, appartement, bureau, terrain)
- Il fournit la localisation et optionnellement le budget/délai
- Il peut ajouter une description de ses besoins
Conseil: Vous recevrez une notification à l'arrivée d'une nouvelle demande de contact.
La salle de contact est créée automatiquement
Le système crée automatiquement une salle de contact vous reliant au client.
- Le statut est défini sur « ouvert » (en attente de réponse de l'agence)
- L'interface de chat est disponible pour la communication
- Le partage de documents est activé
- Section notes privées pour l'usage interne de l'agence
Évaluer la demande de contact
Examinez la demande du client et décidez de poursuivre ou non ce lead.
- Si pas intéressant : Marquer comme « perdu » ou fermer avec une raison
- Si intéressant : Procéder à l'onboarding vendeur
- Vous pouvez communiquer avec le client via le chat avant de décider
Conseil: Utilisez les notes privées pour documenter pourquoi vous avez choisi de poursuivre ou décliner ce contact.
Démarrer l'onboarding vendeur
Cliquez sur « Démarrer l'onboarding vendeur » dans la salle de contact pour commencer le processus formel.
- Un contact CRM est créé automatiquement avec le rôle « propriétaire »
- Un mandat brouillon est créé et lié à ce contact
- Le statut du contact passe de « ouvert » à « en cours »
- Optionnellement, un brouillon d'annonce est créé
Configurer et négocier les conditions
Définissez les conditions de commission et négociez avec le client.
- Cliquez sur « Configurer les conditions » pour ouvrir le panneau de négociation
- Définissez le type de commission (pourcentage ou montant fixe)
- Définissez la valeur de commission, l'exclusivité et la durée
- Le client peut accepter ou proposer des modifications
Conseil: Toutes les propositions sont enregistrées chronologiquement - vous pouvez voir l'historique complet des négociations.
Attendre l'accord sur les conditions
La négociation continue jusqu'à ce que les deux parties acceptent la même proposition.
- Le client consulte votre proposition dans sa salle de contact
- Il peut accepter ou envoyer une contre-proposition
- Une fois d'accord, le statut du mandat passe à « conditions_acceptées »
- Un avertissement légal rappelle que seul le contrat signé fait foi
Partager le formulaire vendeur
Une fois les conditions acceptées, partagez le formulaire vendeur pour que le client le complète.
- Cliquez sur « Partager le formulaire vendeur » pour l'envoyer au client
- Le client remplit ses informations personnelles et les détails du bien
- Requis : Télécharger le document de mandat signé (PDF)
- Optionnel : Documents du bien, photos, certificat énergétique
Conseil: Le formulaire vendeur ne peut être partagé qu'après l'accord sur les conditions.
Examiner et valider le mandat
Une fois le formulaire soumis par le client, examinez toutes les informations et validez le mandat.
- Une tâche est créée pour examiner le formulaire soumis
- Vérifiez que toutes les informations sont correctes et complètes
- Vérifiez que le document de mandat signé est téléchargé
- Cliquez sur « Valider le mandat » quand tout est en ordre
Création et publication de l'annonce
Après validation, l'annonce est créée et vous pouvez la compléter et la publier.
- Un brouillon d'annonce est créé automatiquement depuis les données du formulaire
- Le statut du contact passe à « réussi »
- Une tâche est créée pour compléter et publier l'annonce
- Ajoutez les photos, finalisez les descriptions et publiez
Conseil: Les annonces ne peuvent être publiées que si un mandat valide existe.